La régularisation des charges consiste, une fois par an, à comparer les provisions versées par le locataire aux dépenses réelles récupérables, puis à réclamer le complément ou à rembourser le trop-perçu. C’est l’une des premières sources de tension locative — et l’un des services les plus utilisés par les adhérents de l’UNPI Lorraine, qui font établir ou vérifier leur décompte par nos juristes.
Quelles charges pouvez-vous récupérer ?
Seules les charges figurant sur la liste réglementaire sont récupérables : entretien des parties communes et des équipements, eau, chauffage collectif, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, une partie de la rémunération du gardien, etc. Tout ce qui n’y figure pas — grosses réparations, honoraires de gestion, travaux d’amélioration — reste à votre charge, même si le bail prétend le contraire : la clause serait réputée non écrite.
Le décompte : forme et justificatifs
Un mois avant la régularisation, transmettez au locataire le décompte par nature de charges, et, en immeuble collectif, le mode de répartition. Les pièces justificatives (factures, relevés du syndic) doivent rester à sa disposition pendant six mois à compter de l’envoi du décompte. En copropriété, partez de l’arrêté des comptes voté en assemblée générale et isolez les seules charges récupérables — c’est là que la plupart des erreurs se produisent.
Délais et prescription : ce que dit la loi
- Régularisation annuelle : elle doit intervenir chaque année ; une régularisation tardive, transmise plus d’un an après l’exigibilité, peut ouvrir au locataire le droit de payer en plusieurs fois.
- Prescription de trois ans : vous pouvez rattraper des charges non régularisées dans la limite de trois ans — au-delà, c’est perdu. Un rappel portant sur plusieurs années doit être présenté clairement, année par année.
- Dans les deux sens : la prescription de trois ans joue aussi pour le locataire qui réclame un trop-versé.
Provisions : comment les fixer juste
Des provisions trop basses créent un rappel douloureux et conflictuel ; trop hautes, un remboursement et un locataire méfiant. Fixez-les à partir des résultats de l’année précédente et du budget prévisionnel de la copropriété, et ajustez-les après chaque régularisation — le courrier d’ajustement fait partie des modèles UNPI.
Décompte à établir ou à vérifier ?
Confiez-le aux juristes de l’UNPI Lorraine : service inclus dans l’adhésion dès 15 €/mois. Première question ? Consultation découverte gratuite.
FAQ - Régularisation des charges locatives
Questions fréquentes des propriétaires
Puis-je réclamer des charges sur plusieurs années en arrière ?
Oui, dans la limite de la prescription de trois ans, en détaillant le calcul année par année et en tenant les justificatifs à disposition du locataire.
Quelles charges ne sont jamais récupérables ?
Notamment les grosses réparations, les travaux d’amélioration et les honoraires de gestion locative : seule la liste réglementaire des charges récupérables s’applique, quel que soit le contenu du bail.
Le locataire conteste mon décompte : que faire ?
Fournissez le détail par nature de charges et les justificatifs ; à défaut d’accord, la commission départementale de conciliation — où siège l’UNPI — peut être saisie gratuitement avant tout procès.
