préparation d'une assemblée générale (AG) en copropriété
La préparation d’une assemblée générale (AG) en copropriété est une étape cruciale pour assurer une réunion efficace et constructive entre copropriétaires. Voici quelques informations importantes pour bien préparer une Assemblée générale en copropriété.
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La convocation
La convocation à l’AG doit être notifiée au moins 21 jours avant la tenue de la réunion. Des délais plus longs peuvent être prévus par les règlements de copropriété. Dans ce cas, c’est ce délai que doit respecter le syndic.
Ce délai peut également être raccourci dans des cas d’urgence, (par exemple en cas d’absence de mandat de syndic : PAS D’ACCORD).
La convocation peut être envoyée par lettre recommandée avec avis de réception. Le délai commencera à courir le lendemain du jour de la première présentation de celle-ci au domicile du destinataire.
La convocation peut être faite également en lettre recommandée électronique ou par remise en main propre contre émargement ou récépissé. Dans ce cas, le délai débutera à partir de la remise.
L’assemblée générale pourrait être invalidée si ces délais n’étaient pas respectés.
La convocation doit contenir l’ordre du jour, la date, l’heure et le lieu de la réunion. Le lieu de la réunion doit être, en principe et sauf dérogation décidée par l’AG, située dans la commune de l’immeuble.
Selon les sujets prévus à l’ordre du jour, il est nécessaire de communiquer certains documents aux copropriétaires, et ce, « au plus tard en même temps que l’ordre du jour » conformément à l’article 11 du décret de 1967 (Article 11 – Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis – Légifrance (legifrance.gouv.fr)).
Il s’agit par exemple de :
- L’état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général, lorsque l’assemblée est appelée à approuver les comptes.
- Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l’assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel
- Les conditions essentielles du contrat ou des contrats proposés, lorsque l’assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux
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L’ordre du jour
L’article 9 du décret de 1967 dispose que « Sans que cette formalité soit prescrite à peine de nullité de l’assemblée générale, le syndic indique, par voie d’affichage, aux copropriétaires, la date de la prochaine assemblée générale et la possibilité qui leur est offerte de solliciter l’inscription d’une ou plusieurs questions à l’ordre du jour. L’affichage, qui reproduit les dispositions de l’article 10, est réalisé dans un délai raisonnable permettant aux copropriétaires de faire inscrire leurs questions à l’ordre du jour. »
- Les copropriétaires doivent être informés des sujets à l’avance pour qu’ils puissent se préparer. Quand il y a un conseil syndical, est prévue une réunion préparatoire en concertation avec le syndic et les membres du conseil syndical. Pendant cette réunion, seront abordés entre autres les comptes et l’ordre du jour.
- Chaque copropriétaire peut demander au syndic d’inscrire une question à l’ordre du jour de la prochaine AG. Le syndic n’a pas à juger de la légitimité ni même de la légalité de cette question.
Il faut joindre à cette demande les devis si nécessaires ainsi que le projet de résolution.
Il n’y a pas de délai légal pour faire cette demande, il faut simplement que celle-ci parvienne au syndic avant qu’il ne notifie les convocations. Nous vous conseillons de vous y prendre en avance et de l’envoyer en LRAR ou de le remettre en main propre afin de vous assurer de la bonne réception de votre demande.
Vous pouvez par exemple demander la mise à l’ordre du jour de travaux sur vos parties privatives affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble (climatiseur) ou la mise en concurrence de votre syndic.
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La vérification des comptes
Pas moins de cinq annexes comptables sont jointes à la convocation de l’assemblée générale ordinaire. Il est important d’étudier ces dernières pour aborder l’assemblée en ayant conscience des enjeux comptables pour la copropriété.
Nous retrouvons :
L’annexe 1 qui met en avant la situation financière de votre copropriété et permet de comparer celle-ci avec l’exercice précédent. L’importance de cette annexe réside dans la vérification de l’état du compte bancaire (qu’il ne soit pas à découvert), du montant des dettes envers les fournisseurs (les factures impayées) et des sommes dues par les copropriétaires dont vous retrouverez le détail des soldes de chaque copropriétaire sur la liste individualisée obligatoirement jointe.
L’annexe 2 permet de comparer le budget voté préalablement (N) avec les dépenses effectivement réalisées (N), ainsi qu’avec les dépenses de l’exercice précédent (N-1). Vous y retrouverez également une vue d’ensemble des budgets votés pour les années à venir (N+1 et N+2).
L’annexe 3 est un dérivé de l’annexe 2 dont sont exclus les produits liés aux charges courantes et aux opérations exceptionnelles. Contrairement à l’annexe 2, les comptes de charges dans cette annexe ne sont pas classés selon leur nature, mais selon les clés de répartition de la copropriété.
L’annexe 4 permet une vérification des travaux prévus pour l’exercice et réellement exécutés à la clôture de celui-ci. Vous pouvez donc vous assurer que les fonds utilisés pour les travaux correspondent aux montants votés en assemblée générale.
L’annexe 5 répertorie les travaux ou opérations exceptionnels qui ne sont pas encore terminés ou engagés au cours de l’exercice. Elle offre une vision claire de ce qui a été réalisé ou non, des paiements effectués ou non, ainsi que des éventuels montants restant à collecter auprès des copropriétaires ou des sommes appelées mais non utilisées.
Vous retrouverez également comme pièce le projet du budget soumis au vote avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté. Il est élaboré pour planifier les dépenses habituelles de l’immeuble pour le prochain exercice et donc vos futurs appels de fonds. Il est établi par le syndic de copropriété en collaboration avec le conseil syndical. Vous pouvez également être amenés à voter une régularisation du budget de l’exercice en cours si celui initialement voté semble insuffisant au regard des dépenses déjà engagées..
Pour toutes vos questions relatives aux pièces comptables, l’UNPI se tient à votre disposition pour y répondre.
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La Représentation en assemblée générale et le vote par correspondance
Si vous ne pouvez pas être présent à l’AG et que n’a pas été préalablement mis en place un système de visio-conférence, vous pouvez soit vous faire représenter, soit voter par correspondance.
Lors de l’envoi des convocations pour l’AG, les copropriétaires reçoivent également un formulaire de vote par correspondance. L’AG ne peut par contre pas être tenue uniquement par correspondance.
Ce formulaire contient l’ordre du jour, les résolutions à voter, et les instructions sur la manière de remplir le formulaire.
Pour être pris en compte lors de l’assemblée générale, le syndic doit recevoir le formulaire de vote par correspondance au moins trois jours francs avant la date de la réunion.
Si le formulaire est envoyé par mail, il sera présumé reçu à la date de l’envoi.
La feuille de présence devra mentionner l’identité et l’adresse des copropriétaires ayant voté par correspondance. La date de réception du formulaire devra être précisée.
Ce n’est pas au syndic de juger de la régularité des bulletins de vote mais aux scrutateurs et, à défaut, au président de séance.
Le bulletin qui est raturé ou annoté avec des réserves n’est pas forcément invalide. Il faudra regarder si la rature ou l’inscription rend impossible de déterminer la volonté du vote. Si cette rature ne concerne qu’une seule résolution, l’annulation ne concernera que celle-ci.
Pour s’assurer de la bonne validité de votre bulletin de vote, il faut faire attention au délai d’envoi et au mode d’envoi du formulaire, Il doit être lisible, paraphé sur chaque page et signé en fin de document.
Si vous donnez pouvoir ou que vous vous présentez à l’AG, cela prend le dessus sur le vote par correspondance qui ne sera donc pas pris en compte.
Il existe en droit de la copropriété des “passerelles” afin d’abaisser les majorités nécessaires quand certaines conditions sont remplies. Dans le cas du vote par correspondance, il doit être proposé les mêmes opportunités en matière de majorité et de passerelles qu’une AG en présentiel. Pour cela, le syndic doit inscrire sur le formulaire deux votes distincts et préciser à quel cas il s’applique.
Il ne peut pas y avoir de passage automatique en passerelle de majorité sans que ce soit matérialisé par une seconde ligne de vote dans le formulaire.
Concernant les pouvoirs, un propriétaire peut posséder jusqu’à trois pouvoirs. Il peut en détenir plus si le total des voix dont le copropriétaire dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 10 % des voix du syndicat.
Un mandat avec délégation de vote sans indication du nom du mandataire est remis en début de réunion au président du conseil syndical, ou à défaut à un membre du conseil syndical, afin qu’il désigne un mandataire. En leur absence ou à défaut de conseil syndical, le syndic remet aux mêmes fins ce mandat au président de séance désigné par l’assemblée générale.
Un copropriétaire peut déléguer son droit de vote au mandataire de son choix, peu importe qu’il soit copropriétaire dans l’immeuble.
Tout mandataire désigné peut subdéléguer son mandat à une autre personne, à condition que cela ne soit pas interdit par le mandat.
Enfin, afin de préparer au mieux une Assemblée générale, maintenez une communication transparente avec les copropriétaires avant, pendant et après l’AG. Cela peut se faire par le biais de lettres d’information, d’e-mails, ou même d’une plateforme en ligne dédiée.
En suivant ces étapes, vous contribuerez à la bonne organisation de l’assemblée générale en copropriété et à la prise de décisions efficaces pour la gestion de la copropriété.
