Le déroulé d'une Assemblée générale
Nous avons vu lors d’un précédent article toutes les règles concernant la préparation de l’assemblée générale (AG), il est également important d’étudier le déroulé d’une AG afin de faire face à d’éventuelles irrégularités.
1 - La feuille de présence
Concernant tout d’abord la feuille de présence, celle-ci doit être tenue pour toute AG. Établie par le syndic, elle doit indiquer le nom, le représentant pour les sociétés et domicile des copropriétaires, le mode de participation, le nombre de voix ainsi que les éventuels mandats. Elle est signée par chaque copropriétaire et certifiée par le président de séance.
Après la tenue de l’AG, tout copropriétaire peut réclamer au syndic une copie de ce document.
2 - L’élection du bureau
Lors de chaque AG, il doit être procédé à l’élection du bureau qui est constitué d’un président de séance, d’un ou plusieurs scrutateurs et d’un secrétaire. La désignation de ces membres se fait à la majorité simple.
Le rôle le plus important est celui du Président de séance. Certaines personnes ne peuvent pas présider l’AG : le syndic, les membres de sa famille (conjoint, concubin, ascendants, descendants…) ni ses préposés.
Il a été confirmé par la Cour de Cassation que la fonction de président de séance est réservée aux seuls copropriétaires. Ainsi, un copropriétaire ne peut pas déléguer à un mandataire la faculté d’être élu président de séance (Cass. 3ème civ., 13 Novembre 2013, n°12-25.682).
Le président de séance, par ses pouvoirs importants, a pour rôle d’encadrer la tenue de l’AG.
Il conduit la lecture de l’ordre du jour et peut proposer à l’AG de modifier l’ordre de passage des résolutions et octroie la parole aux copropriétaires et au syndic
Il a aussi pour rôle de vérifier la régularité des pouvoirs et des bulletins de vote qu’il peut invalider.
Le PV doit être signé par le président dans les 8 jours suivant la tenue de l’AG.
Les scrutateurs quant à eux ont pour mission de s’assurer que les votes sont correctement comptés. Ils sont responsables de l’enregistrement de tous les votes et de la vérification de leur exactitude. Ils annoncent les résultats des votes et s’assurent que les procédures sont respectées.
De plus, les scrutateurs veillent à ce que les décisions soient prises conformément aux statuts et règlement de la copropriété. Enfin, ils doivent signer les procès-verbaux des assemblées générales pour certifier leur validité.
Le secrétariat est en principe tenu par le syndic mais rien n’interdit à ce que ce soit un autre copropriétaire qui soit nommé secrétaire de séance. Le secrétaire est chargé de retranscrire les débats et décisions de l’assemblée qui serviront de base au futur procès-verbal.
3 - Les pouvoirs et la représentation
Si vous ne pouvez pas vous déplacer, vous pouvez donner mandat à un autre copropriétaire ou même à un tiers à l’immeuble pour vous représenter. Personne ne peut refuser l’accès à la personne à qui vous avez donné pouvoir.
Il est interdit de donner pouvoir au syndic, à l’un des membres de sa famille ou bien à l’un de ses préposés.
Par contre, si vous voulez vous faire assister par exemple d’un avocat, et qu’il ne détient pas de pouvoir, celui-ci doit être autorisé en début de séance par les autres copropriétaires à assister et à éventuellement prendre la parole. Si vous voulez être certain que celui-ci puisse prendre la parole, le mieux est alors de lui donner pouvoir pour vous représenter.
4 - Élection du conseil syndical
C’est lors de l’AG que sont élus les membres du conseil syndical (CS). La majorité requise est la majorité dite absolue de l’article 25 de la loi du 10/07/1965 avec une possibilité de second vote à la majorité simple. Jusqu’à la crise sanitaire du Covid 19 et la mise en place des votes par correspondance, les candidats se proposaient lors de l’AG.
Depuis, les candidats sont invités à proposer leur candidature avant que la convocation ne soit notifiée afin que les votants par correspondance puissent se prononcer sur leur candidature.
Lors de l’AG, il n’est procédé qu’à l’élection des membres composant le Conseil syndical. L’élection du président se fait, quant à elle, lors de la première réunion du Conseil syndical à la majorité des membres du CS.
Le nombre de membres est en principe fixé par le règlement de copropriété. A défaut, c’est à l’AG d’en déterminer le nombre ainsi que les règles de fonctionnement. Il en est de même pour la durée du mandat mais sans que celle-ci ne puisse excéder 3 ans.
5 - Les majorités
Concernant le contenu même de l’Assemblée générale, tout d’abord, il faut avoir conscience que seules les résolutions portées à l’ordre du jour feront l’objet d’un vote.
Il n’y a pas non plus de vote pour les questions diverses qui pourront par contre être reportées au Procès-verbal pour information.
Au niveau des majorités, il en existe 4 types. Les articles 24 à 26-1 de la loi du 10/07/1965 recensent les principales mais il y a également certaines dispositions de la loi qui prévoient des majorités bien précises comme l’unanimité pour la modification de la répartition des charges (article 11) ou encore la majorité absolue pour une scission (article 28).
Par défaut, si aucune disposition spéciale ne vient édicter une majorité, la majorité est celle de l’article 24 de la loi du 10/07/1965. En effet, celui-ci dispose que “Les décisions de l’assemblée générale sont prises à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, s’il n’en est autrement ordonné par la loi.”
L’article 24 énonce quelques exemples de résolutions votées à la majorité simple.
La deuxième majorité est la majorité dite absolue de l’article 25 de la loi du 10/07/1965, il s’agit de la majorité des voix de tous les copropriétaires. Les cas où cette majorité est requise sont énumérés par l’article.
L’article 26 quant à lui contient deux types de majorité :
- La double majorité c’est-à-dire la majorité en nombre de tous les copropriétaires (présents, représentés et absents) détenant au minimum les deux tiers des voix (tantièmes)
- L’unanimité pour les décisions les plus importantes à savoir l’aliénation des parties communes dont la conservation est nécessaire au respect de la destination de l’immeuble ou la modification des stipulations du règlement de copropriété relatives à la destination de l’immeuble.
Enfin, il faut noter l’existence de “passerelles”, il s’agit de majorités adaptées qui permettent de procéder à un second vote lorsque le seuil prévu par la loi n’est pas atteint mais qu’ont été recueillies un certain nombre de voix :
- Article 25-1 : Lorsque l’assemblée générale des copropriétaires n’a pas décidé à la majorité des voix de tous les copropriétaires mais que le projet a recueilli au moins le tiers de ces voix, la même assemblée se prononce à la majorité simple en procédant immédiatement à un second vote.
- Article 26-1 : Lorsque l’assemblée générale n’a pas décidé à la majorité prévue au premier alinéa de l’article 26 mais que le projet a au moins recueilli l’approbation de la moitié des membres du syndicat des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, représentant au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée se prononce à la majorité des voix de tous les copropriétaires en procédant immédiatement à un second vote.
- Alinéa 2 de l’article 25-1 : Attention, le 11 avril 2024, a été inséré à l’article 25-1 un nouvel alinéa concernant les travaux de rénovation énergétique qui prévoit que si le projet n’a pas recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, une nouvelle assemblée générale, convoquée dans un délai de trois mois sur un projet identique, pourra statuer à la majorité prévue à l’article 24.
N.B : Il faut entendre par “voix” le nombre de tantièmes des propriétaires, sauf cas très particuliers et pour les votes relevant de l’article 26.
Note importante, pour toute adoption de résolution, doivent être annexés à la convocation les documents permettant de prendre la décision en étant éclairés.
Pour les travaux par exemple, vous devez posséder les devis.
Toutefois, le syndic n’a pas forcément l’obligation de vous présenter 2 ou 3 devis pour voter des travaux. Cela dépendra si les copropriétaires ont, lors d’une précédente AG, voté une concurrence des marchés c’est-à-dire un montant à partir duquel il faut 2 voire 3 devis pour prendre la décision.
