Charges locatives et régularisations : éviter les désaccords avec vos locataires
Les charges locatives sont une source récurrente de conflits entre propriétaires et locataires. Une gestion rigoureuse et une communication claire sont essentielles pour prévenir les malentendus. L’UNPI Lorraine est présente pour vous guider et vous fournir les outils indispensables pour une gestion locative apaisée.
I – Quelles charges locatives peuvent être récupérées ?
Les charges pouvant être imputées aux locataires sont très encadrées par la loi (deux décrets du 26 août 1987). On compte notamment :
- Les charges d’entretien courant et réparations mineures : entretien des systèmes de chauffage/de refroidissement et de production d’eau chaude, des ascenseurs, des parties communes, espaces verts, changement des consommables etc.
- Les consommations individuelles : eau, chauffage collectif, électricité des parties communes.
- Les taxes locatives : enlèvement des ordures ménagères.
Environ 20 % des conflits locatifs résultent d’une mauvaise distinction entre charges récupérables et non récupérables.
II – Les problèmes courants dans la gestion des charges locatives
- Provisions insuffisantes : Avec la hausse des coûts de l’énergie, près de 30 % des propriétaires constatent que les provisions versées par les locataires ne couvrent pas les dépenses réelles. En effet, le montant de la provision sur charge est déterminé lors de la signature du bail. Pour certains locataires en place depuis longtemps, les provisions ont pu être calculées selon des exercices antérieurs à la crise du Covid, à la guerre en Ukraine et à l’inflation.
- Régularisations tardives : Les assemblées générales de copropriété se tenant souvent plusieurs mois après l’exercice, cela complique la régularisation des charges pour les locataires déjà partis.
- Manque de transparence : Un locataire qui ne comprend pas le calcul des charges peut contester sa régularisation.
III – Comment éviter les désaccords avec vos locataires ?
Prévoir des provisions réalistes :
- Basez-vous sur les dépenses des exercices précédents et anticipez les hausses des coûts. Par exemple, si l’occupant précédent était souvent absent ou vivait seul, les consommations d’eau et de chauffage ne vont pas correspondre à ce que dépensera un couple ou une personne en permanence à domicile.
- Communiquez clairement le montant des provisions dans l’annonce de location puis dans le bail et détaillez les postes de dépenses.
- N’hésitez pas à proposer à votre locataire de rédiger un avenant au bail actant une hausse de la provision sur charges si vous constatez des reliquats importants sur plusieurs exercices.
Fournir des justificatifs clairs :
- Transmettez un décompte détaillé des charges avec les justificatifs correspondants, bien que la loi ne vous oblige pas à fournir des copies de ces documents à votre locataire.
- En 2023, près de 15 % des litiges sur les charges ont été résolus grâce à une transparence accrue.
Inclure des clauses spécifiques dans le bail :
- Prévoyez les modalités de régularisation des charges et la liste des dépenses imputables.
- Cela réduit de 20 % le risque de contestation.
Besoin d’un bail, d’un état des lieux ou de tout autre document pour votre bien immobilier ?
IV – Les erreurs à éviter
- Ne pas ajuster les provisions : Si vos dépenses augmentent mais que vos provisions restent fixes, vous risquez un écart important lors de la régularisation. Toutefois, vous ne pouvez imposer cette augmentation à votre locataire.
- Oublier les locataires sortants : Assurez-vous de régulariser les charges tous les ans pour éviter les complications.
- Manque de clarté dans le contrat : Un bail flou sur les charges est une source majeure de conflits.
V - Comment l’UNPI Lorraine peut vous aider ?
- Accès à des modèles de baux conformes : Incluez des clauses précises sur la gestion des charges locatives.
- Renseignements sur la gestion des charges : Apprenez à prévoir, calculer et régulariser les charges efficacement.
- Assistance juridique : Nos experts vous accompagnent en cas de litige avec un locataire.
- Etablissement du décompte de charges de votre locataire pour un montant de 30€ par année et par lot (déductible des revenus fonciers).
Conclusion
Une gestion rigoureuse des charges locatives est essentielle pour prévenir les conflits et assurer une relation sereine avec vos locataires. L’UNPI Lorraine vous offre des outils et des conseils personnalisés pour éviter les désaccords et optimiser votre gestion locative. Contactez-nous pour en savoir plus et garantir une gestion apaisée de vos locations.
