Les charges récupérables sont fixées réglementairement. Il s’agit tout d’abord de certaines charges de copropriété qui vous sont imputées pour l’usage du bien et des parties communesde l’immeuble dans lequel il est situé : l’entretien et l’électricité des parties communes intérieures et extérieures, une partie des dépenses relatives à l’ascenseur et au gardien ou concierge, l’eau chaude, l’eau froide et le chauffage collectif. Viennent ensuite les taxes, la plus connue étant la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (pour rappel, vous la trouverez sur l’avis de votre taxe foncière) mais il peut également y avoir la taxe d’assainissement (en cas d’habitation individuelle) ou la taxe de balayage (si la commune où est situé le bien l’a instaurée).
Les sommes ne s’inventent pas et vous devez pouvoir justifier votre calcul auprès de votre locataire. Ce dernier est en droit de demander à consulter les documents et vous devez les tenir à sa disposition pendant les 6 mois qui suivent la régularisation des charges. Par ailleurs, vous ne pouvez récupérer que les charges récupérables, certaines dépenses restent à votre charge.
Le calcul est assez simple, il suffit de se baser sur le décompte annuel envoyé par le syndic, de prendre le total figurant dans la colonne “récup loc” ou “charges récupérables” du décompte, d’y ajouter le montant de la dernière taxe d’enlèvement des ordures ménagères, et de diviser par 12 pour trouver le montant de la provision mensuelle.
L’idéal est de regarder plusieurs décomptes pour savoir si les dépenses varient d’une année sur l’autre et si tel est le cas, établissez une moyenne des dépenses sur quelques années, cela peut vous éviter des mauvaises surprises. A noter qu’il faudra tenir à la disposition du locataire une copie de l’extrait du réglement de copropriété énonçant la réparition des charges entre les propriétaires.
Si vous êtes propriétaire de l’immeuble entier, vous devrez justifier de la clé de répartition que vous appliquez entre chaque locataire.
Lors de la régularisation annuelle en cas de paiement par provision, vous devez communiquer à votre locataire un décompte de charges. La loi oblige de procéder à une régularisation annuelle, mais sans imposer de date de régularisation. Le plus simple est de la faire à chaque anniversaire de bail. Dans ce cas, la communication du décompte doit avoir lieu 1 mois avant la date de régularisation. Si vous êtes en monopropriété, il arrive que des propriétaires régularisent les charges à la fin de l’année civile, une fois que tous les éléments sont en leur possession, ou que certains propriétaires attendent la clôture de l’exercice comptable du syndic.
En général, les propriétaires demandent à leur locataire de payer une provision, estimée sur les dépenses habituelles. La consommation d’eau ou de chauffage reste propre à chaque locataire mais selon la superficie et les équipements du bien ainsi que le nombre de locataires dans le logement, c’est en général plus ou moins les mêmes sommes.
Vous devez régulariser annuellement la situation en calculant ce que vous avez perçu par rapport aux charges locatives réelles. Si vous avez du retard et que vous avez manqué une année, sachez que vous pouvez remonter jusqu’aux 3 dernières années pour procèder à cette régularisation. Si la régularisation des charges n’a pas été faite dans l’année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.
Il est également possible de mettre en place un forfait de charges, si votre logement est loué meublé ou en colocation (vide ou meublée). Cette pratique est plus rigide que la provision car vous ne pouvez régulariser. S’il y a un trop perçu de la part du locataire, vous n’aurez pas à lui rendre l’argent mais si à l’inverse il n’a pas donné assez, vous ne pouvez pas le lui réclamer.
